Dokumentový manažment začína vhodnou administráciou firemných kontaktných informácií a podnikových šablón podľa dizajn manuálu a cieľom je kompletný pracovný tok dokumentov (document workflow) vo veľkej organizácii.
Už malá firma má výrazný prospech z dokumentového manažmentu. A to nielen v lepšej firemnej organizácii a efektívnejšej práci administratívnych pracovníkov, ale aj v pocite profesionalizmu, zjednotenia a firemnej kultúry.
Praktický dokumentový manažment pre malú firmu zahŕňa:
- kompletný firemný menný a kontaktný zoznam – plné meno, funkcia, krátky popis, pevná linka, mobilný telefón a schránka elektronickej pošty vo forme organizačnej štruktúry podniku.
- centrum oficiálnych firemných dokumentov – podľa prístupových práv ročný biznis plán a ďalšie oficiálne dokumenty, centrum na jednom mieste, aby neexistovalo súčasne viacero rôznych aktuálnych verzií týchto dokumentov
- centrum marketingových dokumentov – podľa jednotlivých produktov opäť centrum na jednom mieste, aby neexistovalo súčasne viacero rôznych aktuálnych verzií týchto dokumentov
- centrum podpory predaja
- šablóny firemných dokumentov podľa jednotného firemného dizajnmanuálu – podnikový list, podnikový fax, …centrum na jednom mieste, aby neexistovalo súčasne viacero rôznych aktuálnych verzií týchto dokumentov
Všeobecne dokumentový manažment môže byť realizovaný ako adresárová štruktúra, webový systém správy obsahu alebo ako špeciálny program pre komplexný workflow.
V adresárovej štruktúre sa ťažko sa udržiava poriadok. Mierne sa dá zefektívniť definovaním pevnej štruktúry, jednoduchými čistiacimi skriptami a definovaním vzorov pre jednotlivé adresáre. Čistiace skripty sa spúšťajú automaticky, napríklad raz denne, a kontrolujú definované adresáre na prítomnosť vzorov v typoch a menách súborov. Následne podajú správu užívateľovi s možnosťami pre súbory, ktoré vyhovujú definovaným vzorom – ponechanie v adresári, presun do archívneho adresára (čiastočne urobené súbory ponechané len pre monitoring, pravidelne čistené), presun do adresára ukončených/hotových súborov, presun do zvoleného adresára (možnosť zvoliť adresár) alebo zmazanie súboru. Adresárová štruktúra je vhodná iba pre určitý typ počítačovo zdatnejšieho používateľa, ktorý chce mať kontrolu už od najnižšej úrovne súborového systému. Bežný používateľ taktiež pravdepodobne nedokáže zabezpečiť bezpečný a spoľahlivý prístup pre prípadné ostatné počítače v sieti a už vôbec nie pre vzdialený prístup cez internet.
Ďalšou možnosťou je webový dokumentový manažmentový systém na základe systému správy obsahu (Content Management System – CMS). Spolu s definovanými pravidlami publikovania, ktorý Vám môžeme nainštalovať na niektorom Vašom počítači v sieti a ktorý sa tak stane serverom pre ostatné počítače. Ak potrebujete prístup cez internet je potrebné zakúpiť od svojho poskytovateľa internetového prístupu aj pevnú IP adresu a nakonfigurovať zvýšené bezpečnostné kritériá na vašom serveri a firewalle vašej podnikovej siete. Ľahšou alternatívou v tomto prípade je buď samostatný hosting pre dokumenty alebo na web priestore Vašej firemnej stránky. Takýto systém sa ľahko udržiava a zjednocuje informácie na jednom mieste, ale je nevyhnutné dodržiavať bezpečnostné kritéria a vyriešiť efektívnosť práce na konkrétnych dokumentoch, ktorá prebieha cez sieť.
Špeciálny program workflowu dokumentov typicky nemá pre malú firmu význam.
Najlepším riešením pre malú firmu je kombinácia prvých dvoch prístupov. Organizačná štrukúra, podnikové dokumenty, šablóny a vzorové dokumenty sú umiestnené a spravované CMS systémom a práca na konkrétnych dokumentoch prebieha a je organizovaná na súborovom systéme používateľa a kontrolovaná čistiacimi skriptami. Toto riešenie pre Vás veľmi radi pripravíme ako súčasť návrhu dokumentov alebo ak máte všetky potrebné dokumenty tak ako samostatný produkt.